Информационни системи и технологии - лекции

  • Глава 1
    Тема 1
    Създаване и използване на AutoText записи

    Процесът на въвеждаве ва текстовия файл може да се автоматизира частично чрез AutoText (Автотекст) записите. Те съдържат в себе си постоянен текст, който се въвежда еднократно, а се използва многократно. В последните варианти на WORD се предлагат AutoText записи, създадени от разработчиците на системата, като в процеса на работа потребителят сам може да дефинира свои. Процедурата за създаване на записи включва следните стъпки:

            маркиране на текста, който се използва постоянно. При водене на делова коренспонденция той включва име, адрес, телефон, E-mail на фирмата и др. действащи номенклатури на клиенти или доставчици също могат да бъдат въведени като AutoText записи;

            избира се от меню Insert AutoText, New.

     

    Отваря се диалоговия прозорец Create AutoText (създаване на AutoText), в който в едноредовото правоъгълно поле първите думи от текста се предлагат за име . Ако трябва то да остане, се кликва върху бутон ОК, ако не - въвежда се друго име, което ще подсеща за съдържанието на текста. Името може да бъде на латиница или кирилица, да съдържа интервали, но за препоръчване е да бъде кратко, за да се запомня лесно, с което се облекчава процеса на четене при съкратения вариант.

    При съвпадение на имена се извежда предупреждаващо съобщение Do you wan to redefine the AutoText entry?, с което се съобщава, че под същото име вече има записан AutoText запис. Идеята на запитването е дали бихте желали новото съдържание да се запише върху предходното. При отговор с Yes името остава, но се променя съдържанието на записа, а при избор на No - AutoText записът ще се запише под ново име, което се въвежда в поле Please name your AutoText entry.

    Друг вариант на поцедурата за съъздаване на AutoText записи е при изведена на екрана лента с инструменти AutoText (от меню View, Toolbars, AutoText). От нея активираме бутон AutoText. Отваря се диалоговия прозорец AutoCorrect с активен етикет AutoText.

     

    В поле Enter AutoText entries here: се въвежда име на записа и след кликване върху бутан Add (добави) към предложения списък се добавя новият запис. В правоъгълната рамка Preview се извежда неговото съдържание.

    Вмъкване на AutoText записи в текстовия документ се извършва по различни начини:

            При активна лента AutoText след кликване върху поле All Entries ▼ се извежда класифициран списък на записите. В него след избор на желания се въвежда директно в текстовия файл;

            Въвеждане от диалоговия прозорец AutoText на диалоговата рамка AutoCorrect. В предложения списък се маркира желаният файл и след кликване върху бутон Insert той се вмъква в текстовото поле;

            Съкратен вариант на въвеждане, при който след изписване името на записа се активира функционалния клавиш F3.

    Създадените AutoText елементи може да се изтриват или редактират. Изтриването се извършва, като в отворен диалогов прозорец AutoText се маркира името на записа и се кликва върху бутон Delete.

    Редактирането започва след извеждане съдържанието на записа в текстовата област. В него може даден текст да бъде изтрит, да се добави нов или да се извърши форматиране. След маркиране на коригирания текст от меню Insert се избира AutoText, New. В отворената диалогова рамка Create AutoText се извежда името, под което е бил записан старият вариант на записа. Задължително трябва да се отговори положително на запитващото съобщение за предефиниране на AutoText елемента.

    За по-често използваните AutoText записи е предвидена възможност техните имена под формата на икони да бъдат изведени в стандартната или форматираща лента с инструменти. За да се присвои съответният бутон се извършва следната последователност от действия:

    От меню View се избира Toolbars,Customize. В отворения едноименен диалогов прозорец се активира етикет Commands. Появилия се диалогов прозорец в лявата си част съдържа списък на категориите Categories, а в дясната- съдържанието на всяка категория Commands:.След избор на категория AutoText се маркира името, което ще се изведе в лентата с инструменти. То се обгражда с бутон, който с влачене се позиционира в желаната лента с инструменти .

     

    На примера е илюстрирано извеждането на бутон ВТУ, който е име на създадения AutoText запис със съдържание ВТУ “ Св. Св. Кирил и Методий “.

    Глава1
    Тема2
    Проверка на правопис и граматика

     

    Вградените инструментални средства в WORD 2000 за проверка на правописа и граматиката улесняват потребителя в процеса на въвеждане и редактиране на текстовия файл.

    Със стартиране на текстообработващата програма се активира главният правописен речник Main Dictionary. В процеса на въвеждане на текстовия файл всяка дума  (за текстообработващата система група символи, отделени с интервалния клавиш) набрана от клавиатурата, търси своето идентично съответствие в правописния речник, тоест извършва се логическо сравнение на въвежданата дума със същата в речника. Когато те съвпаднат, системата не реагира, което е сигнал, че не е допусната грешка. Когато те не съвпаднат, са възможни две ситуации - въвежданата дума не се съдържа в речника (предвидена е възможност тя да се добави) или тя е въведена грешно (може да се извърши ръчна или автоматична корекция).

     Освен вградения правописен речник е предвидена възможност за създаване и на потребителски речник Custom Dictionary. Той съдържа специфична терминология за конкретна предметна област.

     Проверка на правописа може да се извършва в два варианта - в процеса на въвеждане на текстовия файл или след като той вече е въведен. Потребителят сам определя кой вариант да използва в зависимост от настройката, която е направил в меню Tools, Options, етикет Spelling&Grammar, опция Check Spelling As you Type. Когато тя е активна, проверката се извършва едновременно с въвеждането на текста. Сгрешената дума се подчертава с червена вълнообразна линия. След кликване с десния бутон на мишката, се отваря контекстното меню, в което се предлага списък от думи. В него, ако се съдържа вярната, след маркирането й тя заема мястото на сгрешената.  В контекстното меню се съдържат опциите Ignore All ( за запазване на правилно въведените думи които са подчертани защото не се съдържат в речника.),  Add  ( за добавяне на думата в  Custom.dic    ако не се съдържа в него)  и  Spelling (  за отваряне на диалоговия прозорец     Spelling and Grammar.

    Той се отваря и при проверка  на правопис и граматика  след въвеждане на текстовия файл. Процедурата е: активирането му с File, Open,   избиране на  Spelling and Grammar …от меню Tools.

     

     

    В отворения диалогов прозорец всяка грешна дума се извежда в правоъгълната рамка Not in Dictionary в червен цвят.В правоъгълната рамка Suggestions се предлага дума с която се заменя сгрешената.С бутона Change се променя текущата дума, а с бутона Change All промените се правят в целия документ. Ако в Suggestions няма подходяща дума корекцията се извършва ръчно. Когато думата не се съдържа в речника, но е въведена правилно, се използват бутоните Ignore или Ignore All. Ако е необходимо тя да се добави в потребителския речник (Custom.dic) се използва бутон Add. При следващи въвеждания тя няма да се подчертава като сгрешена.